Artykuły

Home / Artykuły / Dowiedz się, jak wygląda współpraca z ARP Ideas

Dowiedz się, jak wygląda współpraca z ARP Ideas

Transparentność stanowi jedną z najważniejszych wartości dla zespołu ARP Ideas. Według nas jest ona kluczowa w budowie wzajemnego zaufania pomiędzy poszczególnymi partnerami w biznesie.
Dlatego postanowiliśmy szczegółowo opisać kolejne etapy współpracy z ARP Ideas. Od momentu nawiązania kontaktu i dokładnego poznania potrzeb klienta, poprzez dokonanie analizy, określenie warunków współpracy, rozpoczęcie współpracy, aż po przeszkolenie pracowników klienta oraz wsparcie powdrożeniowe.
Oczywiście całość tego procesu jest elastyczna i za każdym razem dopasowujemy go do charakterystyki poszczególnych partnerów.

1. Poznanie potrzeb klienta

Spotkanie

Zwykle rozpoczynamy współpracę od spotkania, podczas którego klient określa problemy, z jakimi mierzy się jego firma oraz wstępnie określa swoje potrzeby. Oczywiście w dobie COVID-19 wszystkie spotkania, prezentacje etc. odbywają się online.

Prezentacja

Następnie przygotowujemy prezentację, podczas której omawiamy rozwiązanie, który mielibyśmy docelowo wdrożyć, pokazujemy jakie problemy rozwiąże oraz jakie przyniesie korzyści. Całość omawiamy na konkretnych przykładach zaczerpniętych z procesów z firmy klienta oraz z innych firm z jego branży.
Staramy się, aby każdy dział firmy klienta, którego docelowo miałoby dotknąć wdrożenie proponowanego przez nas rozwiązania, miał swojego reprezentanta na tym etapie. Dzięki temu rozwiązanie będzie miało swojego ambasadora, który będzie pomagał w zbudowaniu świadomości korzyści płynących z jego wdrożenia pośród pracowników.

Sugestie

Na obydwu powyższych etapach dzielimy się naszymi doświadczeniami oraz inspiracjami. Staramy się podpowiedzieć kilka możliwych propozycji rozwiązania, tak aby dopasować te najbardziej adekwatne.

2. Analiza

W zależności od potrzeb i świadomości klienta wykonujemy płatną analizę biznesową lub przedwdrożeniową.

Analiza biznesowa

Wskazana przy wdrożeniu w rozliczeniach typu Time and Material w projektach średnich, dużych i bardzo dużych. Określa główne procesy w organizacji i pokazuje ogólną perspektywę i wymagania.
Rozbija procesy na kroki i opisuje wymagania i efekty poszczególnych kroków. Cechują ją szerokie możliwości dostosowania zakresu i sposobu wdrożenia funkcjonalności na podstawie przygotowanego dokumentu ze względu na jego elastyczność.
Pomaga w określeniu wymagań licencyjnych i infrastrukturalnych dla wdrożenia oraz ról zabezpieczeń. Pomaga przygotować architekturę rozwiązania i ewentualnych integracji pomiędzy systemami. Stosunkowo szybko pozwala poznać potrzeby organizacji i rozpocząć wdrożenie bez konieczności kompleksowego analizowania wszystkich wymagań.
Umożliwia porównanie wymagań biznesowych z funkcjami wdrażanego systemu i określeniu, jakie modyfikacje będą potrzebne. Pomaga oszacować pracochłonność poszczególnych funkcjonalności na poziomie umożliwiającym podjęcie decyzji o sposobie ich wdrożenia.

Analiza przedwdrożeniowa

Bardzo precyzyjna i kompleksowa analiza wymagań. Wskazana przy wdrożeniach rozliczanych w modelu Fixed Price oraz w projektach małych i średnich. Określa wymagania systemu sprowadzone do poziomu interfejsu, poszczególnych pól, formularzy i kroków oraz działań, jakie użytkownicy będą podejmować w systemie.
Umożliwia precyzyjnie określić sposób i architekturę modeli integracji. Systematyzuje jakie dane w jakiej formie, w jaki sposób i w jakiej częstotliwości będę przekazywane między systemami.
Potrzebny jest kompletny dokument pokrywający cały obszar wdrożenia i wszelkie integracje. Dokument musi zostać zaakceptowany przez zlecającego, gdyż jest podstawą do wyceny projektu wdrożeniowego i odbiorów funkcjonalności, a także rozliczenia projektu. Jest wielokrotnie bardziej pracochłonna od analizy biznesowej. Umożliwia precyzyjną wycenę wdrożenia.
Wszelkie zmiany w wymaganiach określonych w odebranym dokumencie wpływają na wiele aspektów projektu, przede wszystkim na jego pracochłonność i budżet. Precyzyjnie określa ilość i rodzaj licencji oraz rolę zabezpieczeń poszczególnych użytkowników, a także kompleksowe zakresy poszczególnych ról zabezpieczeń.

3. Określamy model współpracy i rozliczeń

Następnym etapem jest wybór modelu współpracy oraz rozliczania pracy. Opisujemy je poniżej.

Modele współpracy

Oferta na cały projekt

Proponujemy ofertę na wykonanie całego projektu. Po jej zaakceptowaniu, w celu zwiększenia efektywności prosimy klienta o wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nadzorowanie projektu oraz współpracę z naszym zespołem, który zajmuje się realizacją wdrożenia. W tym modelu ARP Ideas stanowi główną siłę napędową projektu.

Zespół lub specjalista

Klient otrzymuje osobę z umiejętnościami niezbędnymi do realizacji wyznaczonych przez klienta zadań, niezależnie od tego czy potrzebuje programistę, konsultanta lub cały zespół zgranych ze sobą specjalistów. Na każdym etapie projektu klient może zwiększać lub zmniejszać zespół oraz zaangażowanie jego poszczególnych członków.

Mentor

Udostępniamy jednego z naszych liderów technicznych, który może poprowadzić projekt, zespół nasz lub klienta, a nawet koordynować wdrożenie prowadzone przez innego partnera Microsoft.

Modele rozliczeń

W zależności od projektu oraz wyboru klienta ustalamy również model rozliczenia: Fixed Budget lub Time Material.

Time and Material

Time and Material to metoda rozliczania projektu, w której pracę nad projektem rozpoczynamy od odpłatnej analizy biznesowej. Ten model zakłada większą swobodę i elastyczność pracy. Klient w każdym momencie trwania projektu może zmienić zakres prac i priorytety. Możliwe jest dodawanie nowych lub porzucanie poszczególnych modułów wdrożenia.
Dokładne projektowanie systemu i planowanie prac rozłożone jest na mniejsze etapy np. przed rozpoczęciem pracy nad kolejnym modułem lub funkcjonalnością. Rozliczenia odbywają się co miesiąc, w oparciu o rzeczywisty czas pracy, który jest rejestrowany w czasie realizacji projektu.
Możliwe jest rozpoczęcie współpracy od warsztatów w modelu Fixed Price, które pozwalają lepiej poznać potrzeby klienta, wnikliwie zbadać i przeanalizować obecny stan rzeczy oraz zaprojektować i wdrożyć pierwsze rozwiązania.  W tym przypadku, przejście na model Time and Material odbywa się dopiero na kolejnym etapie współpracy.

Fixed Budget

Fixed Price to metoda rozliczania projektu, w której pracę nad projektem rozpoczyna się po przeprowadzeniu odpłatnej analizy biznesowej oraz przedwdrożeniowej w firmie klienta.
Po przeprowadzeniu analizy sporządzamy szczegółowy zakres prac. Na jego podstawie określamy czas i budżet niezbędny do wykonania projektu, aby ostatecznie przygotować dokładny harmonogram prac. W tym modelu współpracy do rozliczeń dochodzi po zakończeniu prac nad poszczególnymi funkcjonalnościami lub całością projektu.
Doradzamy ten model rozliczania prac przy mniejszych projektach, w których przygotowanie precyzyjnej specyfikacji wymaga stosunkowo niskiego nakładu pracy, a projekt jest obarczony niskim ryzykiem związany z ewentualnymi zmianami lub czynnikami zewnętrznymi.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Fixed Budget oraz Time and Material? Kliknij TUTAJ, aby przeczytać nasz artykuł.

4. Rozpoczęcie współpracy i wdrożenie

Współpracę opieramy o przejrzystość procedur, pełną komunikację i regularne dzielenie się z klientem bieżącymi postępami oraz uwagami dotyczącymi realizacji projektu.
Pracę planujemy według głównych kamieni milowych oraz poszczególnych działających funkcjonalności. Po ukończeniu danego fragmentu rozwiązania, nad jakim pracujemy – udostępniamy go klientowi i wspólnie z nim przeprowadzamy testy, zbieramy uwagi oraz wprowadzamy usprawnienia. Na bieżąco weryfikujemy jakość i  poprawiamy ewentualne błędy. Dzięki temu szybciej wdrażamy rozwiązania, jednocześnie zachowując wysoką jakość.
Systematycznie oddajemy kolejne działające funkcjonalności. Dążymy do tego, aby  klient mógł jak najszybciej zacząć korzystać z poszczególnych elementów rozwiązania, nie musząc czekać na całkowite ukończenie projektu.

5. Szkolenie pracowników klienta

Po zakończeniu wdrażania rozwiązania, klient wyznacza swoich pracowników, dla których przeprowadzamy szkolenia w ramach których uczymy efektywnego korzystania z systemu.
Oprócz nauki podstawowych zasad funkcjonowania oprogramowania, stawiamy również na szkolenie oparte o rozwiązywanie realnych problemów, które codziennie dotykają pracowników, a które zostaną rozwiązane poprzez realizację projektu.

6.Wsparcie powdrożeniowe

Wspieramy naszych klientów również po zakończeniu wdrożenia na indywidualnie ustalonych z daną firmą zasadach.
Modelowo w ramach umowy o wsparcia powdrożeniowego zakładamy klientowi indywidualny e-mail zgłoszeniowy. Ustalamy zakres godzin dostępności wsparcia oraz wspólnie z klientem określamy czasy reakcji na zgłoszenie. Wyznaczamy zespół, który zajmuje się zgłoszeniami i kieruje je do odpowiednich specjalistów.
Regularnie zbieramy uwagi i pomysły na kolejne usprawnienia systemu, oraz ustalamy miesięczna ilość godzin rozwojowych. W ramach tych godzin możemy wdrażać u klienta kolejne rozwiązania i funkcjonalności bez dodatkowych kosztów, jeżeli nie zostanie przekroczona wyznaczona pula godzin.
Oprócz tego zapewniamy automatyczny monitoring usług. Umożliwia on obserwowanie systemów klienta i podejmowanie działań w momencie spadku wydajności serwerów, a nie dopiero w przypadku ich niedostępności. Kontrola wydajności umożliwia także łatwiejsze identyfikowanie problematycznych obszarów i optymalizację środowiska oraz kodu.

Skontaktuj się z nami

Chesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak wygląda współpraca z ARP Ideas? Napisz do nas sales@arpideas.pl lub zadzwoń +48 61 624 24 98.

Udostępnij wpis

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Paweł Skała-Piękoś

Paweł Skała-Piękoś

Pasjonat nowoczesnych technologii oraz szeroko pojętej komunikacji. W zespole ARP Ideas odpowiedzialny za marketing.