Artykuły

Home / Artykuły / Jakie problemy działu sprzedaży rozwiąże wdrożenie Microsoft Dynamics 365?

Jakie problemy działu sprzedaży rozwiąże wdrożenie Microsoft Dynamics 365?

Praktycznie każda firma prędzej czy później staje przed wyzwaniem wdrożenia w organizacji systemu CRM. Na naszej stronie odpowiedzieliśmy już na kilka kluczowych pytań dotyczących tego zagadnienia.
Kiedy warto wdrożyć system CRM?
W jaki sposób wybrać system CRM?
Jak wdrożyć system CRM, aby zawsze pozostawał nowoczesny?
Dzisiaj postanowiliśmy opisać najważniejsze problemy, jakie rozwiązuje jeden z najpopularniejszych systemów CRM na świecie, który regularnie implementujemy w firmach wielu z naszych klientów – Microsoft Dynamics 365.
W tym celu przygotowaliśmy zestawienie typowych problemów z jakimi mierzyły się firmy, które zdecydowały się na wdrożenie tego systemu i które zostały rozwiązane, dzięki jego implementacji.

1. Uporządkowanie bałaganu w bazie danych

Numer telefonu, e-mail, dane osobowe, adres i nazwa firmy. Microsoft Dyanmics 365 sprawi, że te wszystkie informacje możemy mieć przypisane do odpowiedniej osoby lub firmy, a w dodatku zapisane w jednym miejscu.
Dzięki wykorzystaniu chmury, dostęp do danych będzie stały, praktycznie natychmiastowy i z dowolnego miejsca na świecie. Pozwala to również uniknąć ryzyka utraty danych związanego z ewentualną awarią sprzętu.
W Dynamics wbudowany jest również mechanizm detekcji duplikatów, który działa zarówno przy imporcie danych, jak i przy zakładaniu nowych rekordów, co w dodatkowy sposób wspiera porządek i higienę danych.

2. Możliwość planowania, aktualizowania i przypominania o spotkaniach

Planowanie spotkań w e-kalendarzu, to jedna z najczęściej wykorzystywanych funkcjonalności Microsoft Dynamics 365. Pozwala na sprawdzenie dostępności poszczególnych uczestników, poinformowanie o miejscu i dacie spotkania, automatycznie przypomina o spotkaniu, a do tego pozwala na szybkie informowanie wszystkich zainteresowanych osób o ewentualnych zmianach.

3. Planowanie zadań

Dynamics 365 posiada również narzędzie do planowania bieżących zadań. Pozwala to na wygodne zarządzanie własną pracą – rozpisanie zadań, określenie terminów ich realizacji, przypisanie do nich odpowiednich osób oraz projektów.
Dzięki domyślnej integracji z Microsoft Outlook wszystkie zadania trafiają do kalendarzy zaangażowanych osób oraz otrzymują one z wyprzedzeniem automatyczne przypomnienia.

4. Przygotowywanie dokumentacji

Nie ma sensu tracić czasu na pracochłonne opracowywanie dokumentacji. W Dynamics 365 można przygotować gotowe szablony dokumentów, w których mogą się znajdować stałe elementy, jak np. logo firmy, wprowadzenie o firmie, znaki wodne.
Pomiędzy stałe elementy wstawiane są pola dynamiczne, w których mogą znajdować się takie pozycje, jak m.in. dane osobowe, treść oferty, opis produktu, zwrot grzecznościowy, adres etc. Co więcej, te dane mogą być pobierane bezpośrednio z systemu CRM.
Oprócz tego, opracowaliśmy nasze autorskie rozwiązanie Documents Wizard, czyli moduł do Microsoft Dynamics 365.
Nasze narzędzie rozszerza możliwości zautomatyzowanego generowania dokumentów. Czerpie dane bezpośrednio z systemu CRM, pozwalając na przygotowanie oferty lub wystawienie faktury za pomocą paru kliknięć. Możliwe jest również eksportowanie danych z wielu pól oraz przygotowywanie obliczeń pośrednich na danych z CRM, by generować kompleksowe dokumenty.

5. Prognozowanie sprzedaży

Dynamics 365 może być również odpowiedzialny za prognozowanie sprzedaży oraz planowanie produkcji  i zakupu produktów na bazie trwających szans sprzedażowych.
Dzięki integracji z systemem ERP oraz integracji działań marketingu oraz sprzedaży, system jest w stanie przewidzieć zapotrzebowanie klientów na produkty, obciążenie produkcji oraz i zapotrzebowanie na surowce.
Ułatwia to pracę nie tylko działowi zakupowemu i produkcji, ale również osobom odpowiedzialnym za analizę finansową, ponieważ gromadzenie powyższych informacji w znaczący sposób ułatwia bieżącą analizę cashflow firmy.

6. Raportowanie i analizy

W przypadku aktywnego korzystania z Dynamics 365, na bieżąco będą znajdowały się w nim wszystkie dane potrzebne do raportowania. Dzięki temu, generowanie raportów jest możliwe za pomocą kilku kliknięć. Wystarczy je otworzyć.
Osoba odpowiedzialna za zarządzanie sprzedażą ma na bieżąco wgląd, czym zajmuje się dany sprzedawca, jakie stoją przed nim najlepsze szanse sprzedażowe, czy zapowiada się na zrealizowanie celów kwartalnych etc.
W sprzedażowym module Dynamics 365 znajdują się również zaawansowane i inteligentne narzędzia do analizowania wprowadzonych danych.
Warto zwrócić uwagę, że łatwiejsze staje się również raportowanie pracy, ponieważ system CRM to m.in. repozytorium zadań wykonywanych przez zespół. Dzięki czemu osoba odpowiedzialna za zarządzanie jest na bieżąco informowana, na jakim stadium wykonywania danego zadania lub kontaktu z klientem znajdują się poszczególni pracownicy.

7. Zdefiniowanie poszczególnych procesów

W Dynamics 365 można opisać poszczególne kroki, które zwykle przechodzisz, aby wykonać dane zadanie. Dzięki temu system, automatycznie będzie prosił Cię o podjęcie tych kroków, gdy staniesz przed tego typu zadaniem w przyszłości.
Uporządkowanie procesu sprzedażowego ułatwi jego analizowania, raportowanie, a także, co bardzo ważne – ograniczy barierę wejścia dla nowych członków zespołu sprzedażowego.

8. Praca zdalna i współpraca różnych działów

Wdrożenie Dynamics 365 udrażnia przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi osobami oraz działami.
Dzięki temu, że dane niezbędne do prawidłowego wykonywania powierzonych zadań trzymane są w chmurze, dostęp do nich jest możliwy cały czas, praktycznie z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy tylko dostęp do Internetu.
Przekłada się to na lepsze skoordynowanie pracy indywidualnych pracowników, zespołów, a nawet całych działów.

9. Analiza lejka sprzedażowego

Dynamics 365 pozwala na bieżąco sprawdzać ilość, charakterystykę oraz na etap na jakim znajdują się poszczególne szanse sprzedażowe, które wpadły do lejka sprzedażowego.
Możliwe jest określenie potencjału poszczególnych szans sprzedażowych, zdefiniowanie problemów, które blokują finalizację sprzedaży oraz  dokładne określenie kroków, jakie powinny być podjęte w celu doprowadzenia transakcji do zamknięcia.
Oprócz tego CRM, pomoże określić odpowiedni moment skontaktowania się z leadem, aby utrzymać z nim ciągłość komunikacyjną i wzmacniać relację.

10. Analiza źródeł pozyskiwania szans sprzedażowych

Śledzenie źródeł pozyskiwania potencjalnych klientów z poziomu Dynamics 365 pozwala w prosty sposób określić, które źródła są najbardziej wartościowe.
Ułatwia to podjęcie decyzji, na które kanały komunikacji z potencjalnymi klientami poświęcić więcej czasu, wysiłku i środków, aby je w pełni wykorzystać, w których ograniczyć nakłady, ze względu na niską efektywność, a z których całkowicie zrezygnować.

11. Efektywność pracy

Zadania realizowane przy wsparciu systemu CRM można do pewnego stopnia zautomatyzować, a tym samym oszczędzić czas, który jest niezbędny na ich wykonanie. W dużej mierze ograniczona jest konieczność przygotowywania raportów oraz ręcznego zapisywania kluczowych informacji o klientach.
Oczywiście na samym początku pracy z danym klientem, wymagana jest pewna ilość czasu potrzebna do tego, aby wprowadzić dane do Dynamics 365, ale jest to inwestycja czasu, która w krótkim czasie zwraca się z nawiązką.
Ważny wpływ na efektywność pracy ma również widok 360, który umożliwia całościowy wgląd w historię kontaktu z klientem. Dzięki temu sprzedawca kontaktując się z klientem jest świadomy potencjalnych szans lub zagrożeń. Jeżeli w niedalekiej przeszłości klient zgłosił liczne reklamacje – wie, że będzie musiał być gotowy do załagodzenia sytuacji, ale jeżeli komunikacja przebiegała pomyślnie, sprzedawca może nastawić się na podjęcie próbę sprzedaży.

Skontaktuj się z nami

Chętnie porozmawiamy o tym, jak można wykorzystaćc potencjał Dynamics 365 w Twojej firmie. Napisz do nas e-mail na sales@arpideas.pl lub zadzwoń +48 61 624 24 98.

Udostępnij wpis

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Paweł Skała-Piękoś

Paweł Skała-Piękoś

Pasjonat nowoczesnych technologii oraz szeroko pojętej komunikacji. W zespole ARP Ideas odpowiedzialny za marketing.