Wciśnij enter żeby wyszukać

Wciśnij enter żeby wyszukać

Ta strona używa cookies. Dowiedz się więcej o celu ich używania i zmianie ustawień cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.

Zamknij X
 

Aktualności

Piszemy o ważnych dla nas informacjach: dotyczących Twojej firmy, czyli naszego Partnera,
nowościach w stosowanych przez nas technologiach i o samym zespole ARP Ideas.

Start O nas Aktualności Zarządzanie dokumentacją ISO

ARP Ideas Sp. z o.o.

ul. Św. Marcin 29/8
61-806 Poznań
NIP: 777-315-94-10
REGON: 301416437

Zarządzanie dokumentacją ISO

14.11.14r

Zarządzanie dokumentacją ISO nie należy do najłatwiejszych czynności w firmie. Pojawiające się coraz to nowe wersje instrukcji powoduje, że wersje papierowe mogą być nieaktualne. Pociąga to za sobą często daleko idące wymierne skutki, które mogą być niebezpieczne zwłaszcza w zakładach produkcyjnych.

­Zarządzanie dokumentacją ISO nie należy do najłatwiejszych czynności w firmie. Pojawiające się coraz to nowe wersje instrukcji powoduje, że wersje papierowe mogą być nieaktualne. Pociąga to za sobą często daleko idące wymierne skutki, które mogą być niebezpieczne zwłaszcza w zakładach produkcyjnych. Dodatkowo narażamy się na wydłużenie czasu przeprowadzenia audytu oraz wielu innych uciążliwości z tym związanych.



Z pomocą dla przedsiębiorstw, które muszą efektywnie zarządzać procesami zatwierdzającymi konkretną wersję dokumentu, przechowywać wiele dokumentów w archiwum czy udostępniać je osobom zainteresowanym, przychodzą systemy DMS (ang. Document Management System), czyli systemy do zarządzania dokumentacją.
W ofercie Microsoftu nie ma gotowego, dopasowanego systemu wspomagającego firmę w tych czynnościach.  System SharePoint, jako otwarta platforma do zarzadzania dokumentami, może jednak zaoferować więcej niż zwykły system DMS.
SharePoint dostarcza ważne w zarządzaniu funkcje - takie jak wersjonowanie dokumentów, przepływy pracy czy zaawansowane mechanizmy zarządzania uprawnieniami. Funkcje te są niezbędne w każdym systemie DMS, a dzięki otwartości systemu SharePoint pozwalają łatwo zbudować system DMS szyty na miarę.
Poniżej przedstawiamy proponowany proces akceptacji dokumentacji ISO zamodelowany w SharePoint:
  1. Tworzenie dokumentu
Do danego typu dokumentu przypisana jest lista osób, odpowiedzialnych za proces. Tworząc dokument możemy korzystać z wersji już istniejącej, i porównywać - co zostało zmienione. Kiedy dokument będzie gotowy.
  1. Zbieranie opinii
Przepływ pracy może wyglądać tak jak zamodelowano poniżej. Każdy z uczestników może w tym procesie podzielić się swoimi uwagami. Dokument może być wysłany do wielu osób jednocześnie.
  1. Spotkania
SharePoint wspiera także organizacje spotkań, na których nanosi zmiany w dokumencie i dyskutuje na temat zgłoszonych zastrzeżeń i uwag. Spotkania mogą być cykliczne i można je synchronizować z kalendarzami w Outlook.  Naniesione podczas spotkania zmiany, przygotowane notatki itp. są dostępne dla uczestników spotkania. Dzięki takiej organizacji pracy uwagi, które nie są uwzględniane w danej wersji dokumentu mogą być uwzględnione w przyszłości pozwalając na ciągłe doskonalenie procesu.
  1. Akceptacja
W procesie została także uwzględniona akceptacja procedury przez zarząd przedsiębiorstwa. Powiadamianie może odbywać się po przez maila, który także może otrzymać grupa odbiorców danych dokumentów. Możliwe jest także akceptowanie i przegląd dokumentów na urządzeniach mobilnych.
  1. Wdrożenie
SharePoint wspomaga także proces wdrażania nowej wersji procedury poprzez powiadamianie użytkowników o terminie wdrożenia oraz zbierając potwierdzenia, że zapoznali się oni z nową wersja dokumentu.
  1. Optymalizacja procesu
Cykle pracy nad procedurami można powtarzać wielokrotnie ciągle udoskonalając proces. Dodatkowo informacje zawarte w SharePoint mogą być w łatwy sposób wykorzystywane podczas audytów pozwalając szybko dotrzeć do informacji jak przebiegała procedura wdrożenia.

akceptacja-dokumentow-ISO.jpg

Przedstawiona procedura może być dostosowana do potrzeb przedsiębiorstwa uwzględniając obowiązujące już procedury i zwyczaje. SharePoint staje się miejscem gromadzenia wiedzy, która w jest najważniejszym zasobem nowoczesnych przedsiębiorstw.
SharePoint to także:
  • Intranet
  • Extranet
  • Sekretariat
  • BI
  • Lepsze zarządzanie czasem, zasobami oraz kosztami
  • Wiele innych
 Jeśli jesteś zainteresowany rozwiązaniem zapraszam do kontaktu.

Najlepszą rekomendacją są zadowoleni Partnerzy

Dostarczamy Twojej firmie dopasowane rozwiązania IT, które tworzymy wspólnie z Microsoft. Potwierdzeniem najwyższej jakości naszych usług jest lista wybranych Partnerów z którymi aktualnie współpracujemy lub zakończyliśmy projekty IT. Dziękujemy za zaufanie!

Logotypy zadowolonych klientów
Logotypy zadowolonych klientów
Logotypy zadowolonych klientów
Zobacz jak im pomogliśmy

Copyright © ARP Ideas Sp. z o.o. Wszystkie prawa zastrzeżone.

Wykonanie Supremo.pl. Powered by Kentico CMS for ASP.NET